Skip to content

Privacybeleid

1. Inleiding#

Bij Maila AI zetten we ons in om uw privacy te beschermen en uw persoonlijke gegevens veilig te stellen. Dit Privacybeleid legt uit hoe we uw gegevens verzamelen, gebruiken, bekendmaken en beschermen wanneer u interactie hebt met onze website, AI-softwareproducten en diensten (“Diensten”).

  • Toepassingsgebied: Dit beleid is van toepassing op alle Klanten en bezoekers van de website van Maila.ai. Door gebruik te maken van onze diensten of onze website te bezoeken, stemt u in met de voorwaarden in dit Privacybeleid.

  • Definities:

    • “Persoonsgegevens”: Alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals naam, e-mailadres of IP-adres.
    • “Verwerking”: Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, gebruiken, bekendmaken of verwijderen.

  • Naleving: Maila.ai voldoet volledig aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Zweedse Wet bescherming persoonsgegevens. We hanteren de hoogste normen op het gebied van gegevensbescherming en privacy om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens van onze gebruikers te waarborgen.

2. Onze Rol als Verwerkingsverantwoordelijke#

  • Maila.ai optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke, wat betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het bepalen van de doeleinden en middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens. We verzamelen en verwerken gegevens om onze AI-gegenereerde spraak-, beeld- en tekstdiensten aan onze gebruikers te leveren.

  • Als Verwerkingsverantwoordelijke zetten wij ons in voor:

    • Transparantie over onze gegevensverzamelings- en verwerkingspraktijken
    • Wettige en eerlijke Verwerking van Persoonsgegevens
    • Nauwkeurigheid en beveiliging van de Persoonsgegevens die wij verwerken
    • Respect voor de rechten van betrokkenen, zoals het recht op toegang, rectificatie of verwijdering van hun Persoonsgegevens
    • Samenwerking met toezichthoudende autoriteiten, zoals de Zweedse Autoriteit voor gegevensbescherming (Integritetsskyddsmyndigheten), in het geval van een onderzoek of verzoek

  • We hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op onze gegevensbeschermingspraktijken en ervoor zorgt dat we voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving. Onze FG is bereikbaar via dpo@maila.ai.

  • We evalueren en actualiseren regelmatig ons privacybeleid en onze procedures om te waarborgen dat we voldoen aan onze verplichtingen als Verwerkingsverantwoordelijke en de hoogste mate van bescherming bieden voor de Persoonsgegevens van onze gebruikers.

3. Onze Verwerking van Persoonsgegevens#

  • Rechtsgrond voor Verwerking: We Verwerken Persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke gronden:

    • Toestemming: Wanneer u uitdrukkelijk toestemming geeft voor de Verwerking van uw Persoonsgegevens voor een specifiek doel, zoals het aanmelden voor onze nieuwsbrief.
    • Uitvoering van een Overeenkomst: Wanneer Verwerking noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen tegenover u na te komen, zoals het leveren van onze diensten.
    • Gerechtvaardigd Belang: Wanneer wij een gerechtvaardigd zakelijk belang hebben om uw Persoonsgegevens te verwerken, zoals het verbeteren van onze diensten of het opsporen en voorkomen van fraude.
    • Wettelijke Verplichting: Wanneer Verwerking vereist is om te voldoen aan toepasselijke wetten en regelgeving, zoals het bijhouden van financiële administratie voor boekhoudkundige doeleinden.

  • Bewaartermijnen: We bewaren uw Persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor ze zijn verzameld, of zoals wettelijk vereist. De specifieke bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van het type gegevens en het doel van de Verwerking. Zodra de bewaartermijn is verstreken, verwijderen of anonimise­ren we uw Persoonsgegevens op veilige wijze.

  • Gegevensminimalisatie: We hanteren het principe van gegevensminimalisatie en verzamelen en verwerken alleen de Persoonsgegevens die nodig zijn voor de gespecificeerde doeleinden. We beoordelen regelmatig onze gegevensverzamelingspraktijken om te waarborgen dat we niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk.

  • Nauwkeurigheid: We nemen redelijke stappen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die we verwerken nauwkeurig, volledig en up-to-date zijn. We moedigen u aan uw persoonsgegevens actueel te houden en ons op de hoogte te stellen van wijzigingen of onjuistheden.

  • Beveiliging: We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, bekendmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten versleuteling, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits. We zorgen er ook voor dat onze medewerkers en dienstverleners die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen.

  • Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA): Wanneer verwerking naar verwachting een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, voeren we een DPIA uit om potentiële risico’s te identificeren en te mitigeren. Dit helpt ons te waarborgen dat onze verwerkingsactiviteiten voldoen aan de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en dat uw rechten adequaat worden beschermd.

  • Melding van datalekken: In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen we u en de relevante toezichthoudende autoriteit zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen, zoals vereist door de wet.

4. Doeleinden van het gebruik van persoonsgegevens#

Bij Maila.ai verzamelen en gebruiken we uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Providing Services: We gebruiken uw persoonsgegevens om onze diensten te leveren. Dit omvat het verwerken van uw invoer, het genereren van uitvoer en het verschaffen van de resultaten van onze AI-algoritmen.

  • User Authentication: Om een veilige toegang tot onze diensten te garanderen, gebruiken we uw persoonsgegevens om uw identiteit te verifiëren wanneer u inlogt op uw account. Dit kan het verwerken van uw e-mailadres, wachtwoord of andere authenticatiegegevens omvatten.

  • Customer Service and Support: Wanneer u contact met ons opneemt met vragen of verzoeken om hulp, gebruiken we uw persoonsgegevens om uw berichten te beantwoorden en de benodigde ondersteuning te bieden. Dit kan het verwerken van uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw communicatie met ons omvatten.

  • Service Updates and Newsletters: We kunnen uw e-mailadres gebruiken om u belangrijke updates over onze diensten te sturen, zoals nieuwe functies, verbeteringen of wijzigingen in onze voorwaarden en beleidsdocumenten. We kunnen u ook nieuwsbrieven sturen met relevante informatie over onze AI-technologieën en branche-nieuws. U kunt zich op elk moment afmelden voor deze communicatie door te klikken op de ‘Afmelden’-link in de e-mail of door rechtstreeks contact met ons op te nemen.

  • Boekhouding: Zoals wettelijk vereist, gebruiken we uw persoonsgegevens om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden van transacties in verband met onze diensten. Dit kan het verwerken van uw naam, contactgegevens en betalingsgegevens omvatten voor facturatie- en boekhoudkundige doeleinden.

We zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden of voor andere, daarmee compatibele doeleinden. Als we uw persoonsgegevens voor een niet-verwant doel willen gebruiken, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en uw toestemming vragen, tenzij anders vereist of toegestaan door de wet.

We zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of verhandelen aan derden voor hun marketingdoeleinden zonder uw expliciete toestemming. We kunnen uw persoonsgegevens delen met vertrouwde dienstverleners die ons helpen bij het leveren van onze diensten, maar alleen voor zover nodig en onder strikte geheimhoudingsverplichtingen.

5. Uw rechten#

Bij Maila.ai respecteren we uw rechten als betrokkene onder de AVG en de Zweedse Wet bescherming persoonsgegevens. U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Toegang: U heeft het recht om toegang te verzoeken tot uw persoonsgegevens die wij verwerken. Dit omvat het recht om bevestiging te ontvangen of wij uw persoonsgegevens verwerken, en, indien dit het geval is, een kopie van die gegevens te ontvangen, samen met bepaalde informatie over de verwerking.

  • Rectificatie: Als u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van u hebben onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om correctie of aanvulling daarvan te verzoeken.

  • Verwijdering (recht op vergeet-/vergetelheid): In bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, heeft u het recht ons te verzoeken uw gegevens te verwijderen. Dit recht kent echter uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

  • Bezwaar: U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van onze of een derde partij’s gerechtvaardigde belangen. In dergelijke gevallen stoppen wij met de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om door te gaan met de verwerking of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

  • Beperking: U hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde situaties, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking in afwachting van een beoordeling van onze gerechtvaardigde gronden.

  • Dataportabiliteit: U hebt het recht de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en deze gegevens zonder belemmering aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, voor zover dit technisch mogelijk is.

  • Intrekken van toestemming: Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in de sectie “Contactinformatie” hieronder. Wij zullen uiterlijk binnen één maand op uw verzoek reageren, zoals de wet vereist. In bepaalde gevallen kunnen wij deze termijn met nog eens twee maanden verlengen; in dat geval informeren wij u over de verlenging en de redenen daarvoor.

Houd er rekening mee dat wij in sommige gevallen eerst uw identiteit moeten verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen. Tevens kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen of uw verzoek weigeren indien het kennelijk ongegrond, buitensporig of herhaaldelijk is.

Als u niet tevreden bent met onze reactie op uw verzoek of meent dat wij uw persoonsgegevens in strijd met de AVG verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Zweedse Autoriteit voor Gegevensbescherming (Integritetsskyddsmyndigheten) of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit.

6. Overdracht van Persoonsgegevens#

Wij zijn toegewijd aan de beveiliging en privacy van uw persoonsgegevens wanneer deze worden overgedragen aan derden of buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER).

  • Verwerkers: Wij kunnen vertrouwde derde-partij dienstverleners (verwerkers) inschakelen om ons te assisteren bij het leveren van onze diensten en bij de verwerking van uw persoonsgegevens namens ons. Deze verwerkers zijn gebonden aan strikte verwerkersovereenkomsten (Data Processing Agreements, DPA’s) waarin zij zich verplichten om:

    • Uw persoonsgegevens uitsluitend op onze gedocumenteerde instructies te verwerken
    • Geschikte technische en organisatorische maatregelen te treffen om uw gegevens te beveiligen
    • Ons te ondersteunen bij het nakomen van onze verplichtingen onder de privacywetgeving
    • Uw persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven na voltooiing van de diensten
    • Onderhevig te zijn aan audits en inspecties om de naleving van de DPA te verifiëren

  • Internationale overdrachten: Bij de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EU/EER zorgen wij voor passende waarborgen om een adequaat beschermingsniveau te bieden in overeenstemming met de eisen van de AVG. Deze waarborgen kunnen omvatten:

    • Overdracht van gegevens naar landen die door de Europese Commissie zijn erkend als landen met een adequaat beschermingsniveau
    • Gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen
    • Implementatie van bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules, BCR’s) voor interne groepsoverdrachten
    • Het verkrijgen van uw uitdrukkelijke toestemming voor de overdracht, nadat wij u over de mogelijke risico’s hebben geïnformeerd

  • Openbaarmaking aan derden: We kunnen uw Persoonsgegevens in de volgende gevallen aan derden bekendmaken:

    • Wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld om te voldoen aan een gerechtelijk bevel of een ander juridisch proces
    • Om onze rechten, eigendommen of veiligheid, of die van onze gebruikers of het publiek, te beschermen
    • In verband met een fusie, overname of verkoop van al onze activa of een gedeelte daarvan
    • Met uw uitdrukkelijke toestemming

  • Geanonimiseerde gegevens: We kunnen geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens die u niet persoonlijk identificeren, delen met derden voor onderzoeks-, marketing- of andere doeleinden. Deze gegevens worden niet als Persoonsgegevens beschouwd onder de AVG.

8. Gebruik van cookies#

We gebruiken cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën om uw gebruikerservaring te verbeteren, onze diensten te beveiligen en de prestaties van de website te analyseren. In deze sectie leggen we uit hoe we cookies gebruiken en welke opties u heeft om ze te beheren.

  • Soorten cookies: We gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

    • Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze website en stellen u in staat om te navigeren en gebruik te maken van de functies ervan. Zonder deze cookies zouden bepaalde functionaliteiten niet mogelijk zijn.
    • Prestatiecookies: We gebruiken prestatiecookies om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken, fouten op te sporen en de prestaties en gebruikerservaring van de site te verbeteren.
    • Functionele cookies: Deze cookies stellen onze website in staat om keuzes die u maakt, zoals uw taalvoorkeur of inloggegevens, te onthouden en bieden zo een meer gepersonaliseerde ervaring.
    • Advertentiecookies: We kunnen advertentiecookies gebruiken om gerichte advertenties weer te geven die aansluiten bij uw interesses. Deze cookies kunnen uw online activiteiten in de loop van de tijd en op verschillende websites volgen.