プライバシーポリシー

1. はじめに#

当社 Maila AI（以下「当社」）は、お客様のプライバシーを保護し、個人情報の安全を確保することをお約束します。本プライバシーポリシーは、お客様が当社のウェブサイト、AI ソフトウェア製品、およびサービス（以下「本サービス」）をご利用になる際に、当社がどのようにデータを収集、利用、開示、保護するかを説明するものです。

適用範囲: 本ポリシーは、Maila.ai のすべてのお客様およびウェブサイト訪問者に適用されます。本サービスの利用または当社ウェブサイトへのアクセスをもって、本プライバシーポリシーの条項に同意したものとみなされます。
定義:
- 「個人データ」: 氏名、メールアドレス、IPアドレスなど、特定の個人を識別できる情報をいいます。
- 「処理」: 個人データの収集、記録、保存、変更、検索、使用、開示、消去など、あらゆる操作を指します。
コンプライアンス: 当社は、一般データ保護規則 (GDPR) およびスウェーデン個人データ保護法を完全に遵守しています。利用者の個人データの安全性と機密性を確保するために、最高水準のデータ保護とプライバシー保護に取り組んでいます。

2. 当社の管理者としての役割#

当社 Maila.ai は管理者として、個人データの処理目的および手段を決定する責任を負います。AI 音声・画像・テキスト生成サービスを提供するために、データを収集し、処理します。
管理者として当社は以下をお約束します:
- データ収集および処理の実践について透明性を確保すること
- 個人データを合法かつ公正に収集・処理すること
- 処理する個人データの正確性と安全性を確保すること
- 個人データの主体が持つアクセス権、訂正権、消去権などの権利を尊重すること
- 調査や照会があった場合、スウェーデン個人データ保護局（Integritetsskyddsmyndigheten）などの監督機関と協力すること
当社はデータ保護責任者（DPO）を任命しており、データ保護の実践を監督し、関連法令の遵守を確実にしています。DPO へのお問い合わせは dpo@maila.ai までお願いいたします。
当社は定期的にデータ保護ポリシーおよび手順を見直し、管理者としての義務を果たし、お客様の個人データを最高レベルで保護できるよう更新を行っています。

3. 当社による個人データの処理#

処理の合法的根拠: 当社は以下の法的根拠に基づいて個人データを処理します:
- 同意: ニュースレターの購読など、特定の目的で個人データを処理するためにお客様が明示的に同意を提供した場合。
- 契約の履行: 本サービスの提供に必要な契約上の義務を果たすために処理が必要な場合。
- 正当な利益: サービス改善や不正検知・防止など、当社が正当な事業上の利益を有する場合。
- 法的義務: 会計記録の維持など、適用法令の遵守のために処理が必要な場合。
データ保持: お客様の個人データは、収集目的を達成するため、または法令で定められた期間のみ保持します。具体的な保持期間はデータの種類および処理目的によって異なります。保持期間満了後は、安全に削除または匿名化します。
データ最小化: 当社はデータ最小化の原則を遵守し、必要な個人データのみを収集・処理します。収集実務を定期的に見直し、不要なデータを取得しないよう努めています。
正確性: 当社は、処理する個人データが正確かつ完全で最新であることを確保するために合理的な措置を講じます。お客様ご自身でも個人データを最新の状態に保ち、変更や不正確な点があれば当社にご連絡いただくことを推奨します。
セキュリティ: 当社は、お客様の個人データを不正アクセス、改ざん、開示、破壊から保護するために、適切な技術的および組織的措置を実施しています。これらの措置には、暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査が含まれます。また、お客様の個人データにアクセスする従業員やサービスプロバイダーには機密保持義務を課しています。
データ保護影響評価 (DPIA): 処理が権利および自由に対して高いリスクをもたらす可能性がある場合、当社は潜在的リスクを特定し軽減するためにDPIAを実施します。これにより、当社の処理活動がデータ保護法に準拠し、お客様の権利が十分に保護されることを確保します。
データ侵害通知: お客様の権利および自由に高いリスクをもたらすおそれのあるデータ侵害が発生した場合、法律で要求されるとおり、遅滞なくお客様および関連監督当局に通知します。

4. 個人データの利用目的#

Maila.aiでは、以下の目的でお客様の個人データを収集・利用します。

サービスの提供: お客様の入力を処理し、AIアルゴリズムによる出力を生成し、その結果をお届けするために個人データを利用します。
ユーザー認証: 安全なサービス利用を保証するため、ログイン時にお客様の身元を確認する目的でメールアドレス、パスワードなどの認証情報を処理します。
カスタマーサービスおよびサポート: お問い合わせや支援のご要望に対応する際に、氏名、メールアドレス、およびやり取りの内容を処理し、必要なサポートを提供します。
サービスの更新とニュースレター: 新機能、改善、利用規約やポリシーの変更といった重要なお知らせをメールで送信するためにメールアドレスを利用します。また、AI技術や業界ニュースに関するニュースレターをお送りする場合があります。配信停止は、メール内の「Unsubscribe」リンクをクリックするか、当社までご連絡いただくことでいつでも行えます。
帳簿管理: 法律で要求されるとおり、サービスに関連する取引の正確な財務記録を維持するために、氏名、連絡先情報、支払い情報などを処理します。

当社は、上記の目的またはそれと同等の目的のみにお客様の個人データを処理します。関連性のない目的で使用する必要が生じた場合は、法律で別段の定めがある場合を除き、お客様に通知のうえ同意を取得します。

当社は、お客様の明示的な同意なしに、第三者へマーケティング目的でお客様の個人データを販売、貸与、交換することはありません。ただし、サービス提供を支援する信頼できるサービスプロバイダーと、必要最小限の範囲かつ厳格な機密保持義務のもとで個人データを共有する場合があります。

5. お客様の権利#

Maila.aiでは、GDPR（一般データ保護規則）およびスウェーデン個人データ保護法に基づくデータ主体としてのお客様の権利を尊重します。お客様は以下の権利を有します。

アクセス: 当社が処理するお客様の個人データへのアクセスを請求する権利があります。これには、処理しているかどうかの確認および、処理している場合にはそのデータのコピーと処理に関する情報を受け取る権利が含まれます。
訂正: 当社が保持するお客様の個人データが不正確または不完全であると思われる場合、その訂正または補完を要求する権利があります。
消去（忘れられる権利）：個人データが収集目的の達成に不要となった場合など、特定の状況下で当社に対してデータの削除を請求する権利があります。ただし、法的義務を遵守するために処理が必要な場合など、いくつかの例外が適用されます。
異議申し立て：当社または第三者の正当な利益に基づく個人データの処理に対して異議を申し立てる権利があります。その場合、当社は処理を停止します。ただし、処理を継続するための強い正当な理由がある場合、または法的請求の権利行使・行使防御のために処理が必要な場合はこの限りではありません。
処理の制限：データの正確性に異議を唱えた場合や、当社の正当な根拠を検証中に処理を保留する必要がある場合など、特定の状況下で個人データの処理を制限するよう請求する権利があります。
データポータビリティ：ご提供いただいた個人データを構造化された、一般的に利用される機械可読形式で受領し、技術的に可能な限り、別の管理者に妨げなく転送する権利があります。
同意の撤回：個人データの処理がご同意に基づく場合、いつでもその同意を撤回する権利があります。同意撤回後も、撤回前に同意に基づいて行われた処理の適法性には影響しません。

これらの権利を行使するには、以下「お問い合わせ」セクションの情報をご利用のうえご連絡ください。法令により、当社は1か月以内にご要望に対応いたします。必要に応じてさらに2か月の延長が認められる場合があり、その際には延長期間およびその理由をお知らせします。

なお、ご請求の処理に先立ち、お客様のご本人確認をお願いする場合があります。また、ご請求が明らかに根拠がない、過剰または反復的であると判断される場合には、合理的な手数料を請求するか、ご要望をお断りすることがあります。

当社の対応にご満足いただけない場合や、個人データの処理がデータ保護法に違反しているとお考えの場合は、スウェーデン・プライバシー保護局（Integritetsskyddsmyndigheten）またはその他の管轄監督機関に苦情を申し立てる権利があります。

6. 個人データの移転#

当社は、第三者への提供または欧州連合（EU）／欧州経済領域（EEA）外への移転に際しても、お客様の個人データの安全性とプライバシーを確保することに努めます。

プロセッサー：当社のサービス提供および個人データ処理を代行するため、信頼できる第三者サービスプロバイダ（プロセッサー）を利用する場合があります。これらのプロセッサーとは、以下を義務付ける厳格なデータ処理契約（DPA）を締結しています。
- 当社の書面による指示に従いのみ個人データを処理すること
- 技術的および組織的な適切な安全対策を実施すること
- データ保護法上の義務履行を支援すること
- サービス完了後に個人データを削除または返却すること
- DPA遵守を確認するための監査および検査を受け入れること
国際移転：EU/EEA外への個人データ移転にあたっては、GDPR要件に従い十分な保護水準を確保する適切な措置を講じます。これには以下が含まれる場合があります。
- 欧州委員会が十分な保護水準を認めた国への移転
- 欧州委員会承認の標準契約条項の使用
- グループ内移転のための拘束的企業規則（BCR）の導入
- お客様に移転の可能性リスクを通知したうえでの明示的な同意の取得
第三者への開示: 当社は以下の場合にお客様の個人データを第三者に開示することがあります。
- 裁判所の命令や法的手続きへの対応など、法律により必要とされる場合
- 当社またはユーザーや公衆の権利、財産、安全を保護するため
- 合併、買収、または当社資産の全部または一部の売却に関連して
- お客様の明示的な同意がある場合
匿名化データ: 個人を特定しない集計・匿名化データを、研究、マーケティング、その他の目的で第三者と共有する場合があります。このデータはGDPR上の個人データには該当しません。

8. クッキーの使用#

当社はユーザーエクスペリエンスを向上させ、サービスを保護し、ウェブサイトのパフォーマンスを分析するために、クッキーおよび類似のトラッキング技術を使用します。本セクションでは、クッキーの使用方法と管理オプションについて説明します。

クッキーの種類:
- 必須クッキー: ウェブサイトの運営に必要であり、ナビゲーションや機能の利用を可能にします。これらがないと一部の機能は利用できません。
- パフォーマンスクッキー: 訪問者のサイト利用状況を分析し、エラーを検出し、ウェブサイトのパフォーマンスとユーザーエクスペリエンスを改善するために使用します。
- 機能性クッキー: 言語設定やログイン情報など、お客様が選択した情報を記憶し、よりパーソナライズされた体験を提供します。
- 広告用クッキー: お客様の関心に応じたターゲティング広告を配信するために使用する場合があります。これらのクッキーは、複数のウェブサイトにわたってお客様のオンライン活動を追跡することがあります。