Polityka prywatności

1. Wprowadzenie#

W Maila AI zobowiązujemy się do ochrony Twojej prywatności i zabezpieczenia Twoich danych osobowych. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, ujawniamy i chronimy Twoje dane, gdy korzystasz z naszej strony internetowej, produktów oprogramowania AI oraz usług („Usługi”).

• Zakres: Niniejsza polityka dotyczy wszystkich Klientów i odwiedzających stronę Maila.ai. Korzystając z naszych usług lub odwiedzając naszą stronę internetową, wyrażasz zgodę na warunki określone w tej Polityce prywatności.

• Definicje:

  • „Dane osobowe”: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail czy adres IP.
  • „Przetwarzanie”: każda operacja wykonywana na danych osobowych, taka jak zbieranie, rejestrowanie, przechowywanie, modyfikacja, pobieranie, wykorzystanie, ujawnianie czy usuwanie.

• Zgodność: Maila.ai w pełni przestrzega Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO) oraz szwedzkiej ustawy o ochronie danych. Stosujemy najwyższe standardy ochrony danych i prywatności, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych osobowych naszych użytkowników.

2. Nasza rola jako Administratora#

• Maila.ai występuje jako Administrator, co oznacza, że jesteśmy odpowiedzialni za określanie celów i środków Przetwarzania danych osobowych. Zbieramy i przetwarzamy dane, aby dostarczać naszym użytkownikom usługi generowania głosu, obrazu i tekstu przy użyciu sztucznej inteligencji.

• Jako Administrator zobowiązujemy się do:

  • Przejrzystości w kwestii naszych praktyk związanych ze zbieraniem i Przetwarzaniem danych
  • Zbierania i Przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem i uczciwie
  • Zapewnienia poprawności i bezpieczeństwa Przetwarzanych danych osobowych
  • Poszanowania praw osób, których dane dotyczą, takich jak prawo dostępu, sprostowania czy usunięcia danych osobowych
  • Współpracy z organami nadzorczymi, takimi jak szwedzki Urząd Ochrony Prywatności (Integritetsskyddsmyndigheten), w przypadku postępowania lub zapytania

• Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), który nadzoruje nasze praktyki ochrony danych i dba o zgodność z obowiązującymi przepisami. Z Inspektorem można się kontaktować pod adresem dpo@maila.ai.

• Regularnie przeglądamy i aktualizujemy nasze polityki oraz procedury ochrony danych, aby zapewnić wypełnianie naszych obowiązków jako Administratora i najwyższy poziom ochrony danych osobowych naszych użytkowników.

3. Nasze Przetwarzanie danych osobowych#

• Podstawa prawna Przetwarzania: Przetwarzamy dane osobowe na podstawie następujących przesłanek prawnych:

  • Zgoda: gdy wyrażasz wyraźną zgodę na Przetwarzanie swoich danych osobowych w określonym celu, na przykład zapisując się na nasz newsletter.
  • Wykonanie umowy: gdy Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania naszych zobowiązań umownych wobec Ciebie, takich jak świadczenie usług.
  • Prawnie uzasadniony interes: gdy mamy prawnie uzasadniony interes w Przetwarzaniu Twoich danych osobowych, na przykład w celu ulepszania naszych usług lub wykrywania i zapobiegania oszustwom.
  • Obowiązek prawny: gdy Przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, takich jak prowadzenie ksiąg finansowych.

• Okres przechowywania danych: Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, lub zgodnie z wymogami prawa. Konkretne okresy przechowywania mogą się różnić w zależności od rodzaju danych i celu Przetwarzania. Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

• Minimalizacja danych: Stosujemy zasadę minimalizacji danych, zbierając i przetwarzając tylko te dane osobowe, które są niezbędne do określonych celów. Regularnie weryfikujemy nasze praktyki zbierania danych, aby upewnić się, że nie zbieramy więcej danych niż jest to konieczne.

• Dokładność: Podejmujemy rozsądne kroki, aby zapewnić, że Dane osobowe, które przetwarzamy, są dokładne, kompletne i aktualne. Zachęcamy Cię do utrzymywania swoich Danych osobowych w aktualnym stanie i powiadamiania nas o wszelkich zmianach lub nieścisłościach.

• Bezpieczeństwo: Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje Dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Środki te obejmują szyfrowanie, kontrole dostępu oraz regularne audyty bezpieczeństwa. Zapewniamy również, że nasi pracownicy i usługodawcy, którzy mają dostęp do Twoich Danych osobowych, są objęci obowiązkiem zachowania poufności.

• Oceny skutków dla ochrony danych (DPIA): Gdy przetwarzanie może prowadzić do wysokiego ryzyka dla Twoich praw i wolności, przeprowadzamy ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), aby zidentyfikować i złagodzić potencjalne ryzyka. Pomaga nam to zapewnić zgodność naszych działań z przepisami o ochronie danych oraz odpowiednią ochronę Twoich praw.

• Powiadamianie o naruszeniu ochrony danych: W przypadku naruszenia ochrony danych, które może prowadzić do wysokiego ryzyka dla Twoich praw i wolności, niezwłocznie powiadomimy Cię oraz właściwy organ nadzorczy, zgodnie z wymogami prawa.

4. Cele wykorzystania Danych osobowych#

W Maila.ai zbieramy i wykorzystujemy Twoje Dane osobowe w następujących celach:

• Świadczenie usług: Wykorzystujemy Twoje Dane osobowe do realizacji naszych usług. Obejmuje to przetwarzanie Twoich danych wejściowych, generowanie wyników oraz udostępnianie Ci rezultatów naszych algorytmów sztucznej inteligencji.

• Uwierzytelnianie użytkownika: Aby zapewnić bezpieczny dostęp do naszych usług, wykorzystujemy Twoje Dane osobowe do weryfikacji tożsamości podczas logowania się na Twoje konto. Może to obejmować przetwarzanie adresu e-mail, hasła lub innych danych uwierzytelniających.

• Obsługa klienta i wsparcie techniczne: Gdy kontaktujesz się z nami w sprawie zapytań lub prośby o wsparcie, wykorzystujemy Twoje Dane osobowe, aby odpowiedzieć na Twoje wiadomości i udzielić niezbędnej pomocy. Może to obejmować przetwarzanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści korespondencji.

• Aktualizacje usług i biuletyny: Możemy wykorzystywać Twój adres e-mail do przesyłania ważnych informacji o naszych usługach, takich jak nowe funkcje, ulepszenia czy zmiany w warunkach i politykach. Możemy także wysyłać biuletyny z istotnymi informacjami o naszych technologiach AI i wiadomościami branżowymi. Z rezygnacją z tych komunikatów możesz dokonać w dowolnym momencie, klikając link „Anuluj subskrypcję” w wiadomości e-mail lub kontaktując się z nami bezpośrednio.

• Księgowość: Zgodnie z wymogami prawa wykorzystujemy Twoje Dane osobowe do prowadzenia dokładnej dokumentacji finansowej transakcji związanych z naszymi usługami. Może to obejmować przetwarzanie imienia i nazwiska, danych kontaktowych oraz informacji płatniczych w celach fakturowania i rachunkowości.

Będziemy przetwarzać Twoje Dane osobowe wyłącznie w celach określonych powyżej lub w innych zgodnych celach. Jeśli będziemy potrzebować użyć Twoich Danych osobowych do celów niepowiązanych, powiadomimy Cię o tym i uzyskamy Twoją zgodę, chyba że prawo stanowi inaczej lub zezwala na to.

Nie sprzedamy, nie wynajmiemy ani nie udostępnimy Twoich Danych osobowych stronom trzecim w celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody. Możemy udostępnić Twoje Dane osobowe zaufanym podwykonawcom, którzy pomagają nam w świadczeniu usług, jednak tylko w niezbędnym zakresie i pod rygorem zachowania poufności.

5. Twoje prawa#

W Maila.ai szanujemy Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą, wynikające z RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) oraz szwedzkiej ustawy o ochronie danych osobowych. Przysługują Ci następujące prawa w związku z Twoimi Danymi osobowymi:

• Dostęp: Masz prawo żądać dostępu do Danych osobowych, które przetwarzamy. Obejmuje to prawo do potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje Dane osobowe, a jeśli tak, do otrzymania ich kopii wraz z określonymi informacjami o przetwarzaniu.

• Sprostowanie: Jeżeli uważasz, że Dane osobowe, które posiadamy na Twój temat, są nieścisłe lub niekompletne, masz prawo zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

• Usunięcie (Prawo do bycia zapomnianym): W określonych okolicznościach, na przykład gdy Twoje dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, masz prawo żądać ich usunięcia. Prawo to podlega jednak pewnym wyjątkom, np. gdy przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego.

• Sprzeciw: Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach (lub interesach strony trzeciej). W takich przypadkach zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych, chyba że nasze prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania okażą się nadrzędne lub przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

• Ograniczenie: Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub zgłosiłeś sprzeciw wobec przetwarzania, oczekując na weryfikację naszych prawnie uzasadnionych podstaw.

• Przenoszenie danych: Masz prawo otrzymać Twoje dane osobowe, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i czytelnym dla maszyny formacie oraz przesłać je innemu administratorowi bez przeszkód, o ile jest to technicznie wykonalne.

• Wycofanie zgody: W przypadku gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z któregoś z powyższych praw, skontaktuj się z nami, korzystając z informacji podanych w sekcji „Dane kontaktowe” poniżej. Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu miesiąca, zgodnie z wymogami prawa. W pewnych okolicznościach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; w takim przypadku poinformujemy Cię o przedłużeniu i podamy jego przyczyny.

Zwróć uwagę, że w niektórych przypadkach możemy potrzebować potwierdzić Twoją tożsamość przed zrealizowaniem żądania. Możemy również pobrać uzasadnioną opłatę lub odmówić wykonania żądania, jeśli będzie ono oczywiście bezzasadne, nadmierne lub powtarzalne.

Jeśli nie będziesz zadowolony z naszej odpowiedzi na Twoje żądanie lub stwierdzisz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe z naruszeniem przepisów o ochronie danych, masz prawo złożyć skargę do Szwedzkiego Urzędu Ochrony Prywatności (Integritetsskyddsmyndigheten) lub innego właściwego organu nadzorczego.

6. Przekazywanie danych osobowych#

Zapewniamy bezpieczeństwo i poufność Twoich danych osobowych podczas ich przekazywania podmiotom trzecim lub poza obszar Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

• Procesory: Możemy korzystać z usług zaufanych podmiotów trzecich (Procesorów), które przetwarzają Twoje dane osobowe w naszym imieniu. Procesory te są zobowiązane umowami dotyczącymi przetwarzania danych (DPAs), w ramach których muszą:

  • przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie na podstawie naszych udokumentowanych instrukcji;
  • stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych;
  • pomagać nam w wypełnianiu obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych;
  • usuwać lub zwracać dane osobowe po zakończeniu świadczenia usług;
  • poddawać się audytom i inspekcjom w celu weryfikacji zgodności z DPA.

• Transfery międzynarodowe: Przy przekazywaniu Twoich danych osobowych poza UE/EOG zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, aby zagwarantować adekwatny poziom ochrony zgodnie z wymaganiami RODO. Zabezpieczenia te mogą obejmować:

  • przekazywanie danych do państw, które Komisja Europejska uznała za zapewniające odpowiedni poziom ochrony;
  • stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
  • wprowadzanie zobowiązujących reguł korporacyjnych (BCRs) dla transferów wewnątrz grupy;
  • uzyskanie Twojej wyraźnej zgody na transfer po poinformowaniu o możliwych ryzykach.

• Udostępnianie osobom trzecim: Możemy udostępniać Twoje Dane osobowe podmiotom trzecim w następujących okolicznościach:

  • Gdy wymaga tego prawo, na przykład w związku z nakazem sądowym lub postępowaniem prawnym
  • Aby chronić nasze prawa, mienie lub bezpieczeństwo, a także prawa, mienie lub bezpieczeństwo naszych użytkowników lub osób trzecich
  • W związku z połączeniem, przejęciem lub sprzedażą całości bądź części naszych aktywów
  • Za Twoją wyraźną zgodą

• Dane zanonimizowane: Możemy udostępniać podmiotom trzecim dane zbiorcze lub zanonimizowane, które nie pozwalają na Twoją identyfikację, w celach badawczych, marketingowych lub innych. Te dane nie są uznawane za Dane osobowe w rozumieniu RODO.

8. Wykorzystanie plików cookie#

Używamy plików cookie oraz podobnych technologii śledzących, aby ulepszyć Twoje doświadczenia użytkownika, zabezpieczyć nasze usługi i analizować wydajność strony internetowej. W tej sekcji wyjaśniamy, jak używamy plików cookie i jakie masz opcje zarządzania nimi.

• Rodzaje plików cookie: Używamy następujących rodzajów plików cookie na naszej stronie:

  • Niezbędne pliki cookie: Są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania naszej strony internetowej i umożliwiają nawigację oraz korzystanie z jej funkcji. Bez tych plików cookie niektóre funkcje nie byłyby możliwe.
  • Pliki cookie wydajnościowe: Wykorzystujemy je do analizy sposobu korzystania ze strony przez odwiedzających, wykrywania błędów oraz poprawy wydajności strony i doświadczeń użytkownika.
  • Pliki cookie funkcjonalne: Pozwalają stronie zapamiętać dokonane przez Ciebie wybory, takie jak preferowany język czy dane logowania, aby zapewnić bardziej spersonalizowane doświadczenia.
  • Pliki cookie reklamowe: Możemy stosować je do wyświetlania reklam dopasowanych do Twoich zainteresowań. Te pliki cookie mogą śledzić Twoje działania online w czasie oraz na różnych stronach internetowych.