Använd deras förnamn i hälsningen. Om du inte kan komma ihåg det, gör en snabb Google-sökning. Men gör det inte uppenbart. Låtsas som om du gjorde det med flit. Att få namnet fel är värre än att inte använda namnet alls. Det visar att du antingen inte bryr dig eller bara inte vet vem de är, vilket inte är särskilt smickrande. Och se till att det stavas korrekt. Om din förståelse för om det har en ”i” eller en ”y” baseras på hur deras webbplats stavar det, då är du i trubbel.
Om du skriver till dem på grund av något de har sagt offentligt, till exempel en podcast eller en kolumn, hänvisa till det. Gör tydligt varför du skriver.
Om du pitchar dem en idé, börja med att dela en idé som de redan har gjort som du gillade. Du kan göra det i ämnesraden om det är kort. Poängen är att låta folk veta att du förstår dem och att du har samma sinne och därför kan vara intressant att arbeta med.
Vara koncis men låt din personlighet komma igenom. Var kortfattad, men inte för kort. Säg vad det är du vill säga i tre eller fyra meningar, men gör inte dem superkorta meningar utan mänsklig värme och ljus. Om du gör det kommer ditt e-postmeddelande att se konstigt robotiskt och kanske till och med ogillande. Visa lite humor, visa lite gnistra. Var inte bara funktionell och affärsmässig och torr. Lägg in ett skämt om du vill, men känn dig inte tvungen. Det behöver bara vara ett skämt om kulturen passar det. Men kom ihåg att det här är ett e-postmeddelande om arbete, så överdriv inte skämtbiten. Kanske läsa över det en gång till för att försäkra dig om att det inte är för långt eller för kort eller för skämtigt eller saknar skämt. Men tänk inte på det för mycket eftersom det kommer att sakta ner dig (och den här rådgivningen är avsedd att få saker att hända snabbt - inget poäng i att skicka ett e-postmeddelande om du inte vill ha ett svar). Du bör skriva det här e-postmeddelandet som om de var någon som förtjänar din respekt, men även gillar att kommunicera med människor som har lite gnistra i sina e-postmeddelanden.
Håll allt kort och snabbt förutom ämnesraden, som bör vara lång och innehålla personens fullständiga namn som du kontaktar, så att den sticker ut från de dussintals andra e-postmeddelanden de får varje dag med ämnesrader som ”Hej” eller ”Med anledning av vår chat på fredag” eller ”Förslaget” (som låter som en skilsmässa) eller ”[Namn] / [Namn]: Konfidentiellt för [Ämne] - REVISED!!! SLUTLIG!!! LÄS SNART OCH SVARA!!!!!!!!! ”(ganska säker på att inget e-postmeddelande som skrivs i versaler förtjänar ett svar), eller” Kolla det här! ”(faktiskt bara skrev det ena eftersom jag precis ska skicka ett e-postmeddelande om den här artikeln). Håll bara ämnesraden kort om du vill att människor inte ska öppna ditt e-postmeddelande, med vilket jag menar att om människor irriteras lätt inte använd dessa ämnesrader!
Om de ignorerar dina e-postmeddelanden, prova att skicka ett textmeddelande istället. Inte bara för att telefoner är mer tillgängliga än datorer idag, utan också för att textning är mer omedelbar än e-post och därför tenderar att väcka mer av en knäreflex som kan vara användbar när man arbetar med människor som kanske har lagt dig på radarn (om de ändrade sitt telefonnummer då de ignorerar dig). Börja med att säga: ”Hej [namn]. Det här är Matt Haig, försöker din nya nummer? Tack för att du uppdaterar mig / ger mig ditt nummer (radera som lämpligt) ”innan du går vidare för att fråga vad det var som fick dig att skicka dem till text (kanske nämna hur bra deras bok går?) Då använder du teknikerna som beskrivs ovan för att få dem att svara via text. Eller texta inte alls! Bara e-post! Textmeddelanden är bara e-postmeddelanden som skickas till telefoner. Och så är det hur de behandlas av mottagaren. Som om de kom från en telefon. Så om du vill bli behandlad som en av deras jämlikar, eller till och med som en medförfattare, skicka då ett e-postmeddelande istället för ett textmeddelande. Idén med den här artikeln är att uppmuntra svar som handlar om att få saker gjorda, inte om nätverkande. Nätverkande verkar ta upp mycket tid i dag.
Om den här personen är någon du känner i verkliga livet, använd då inte e-post alls. Dags att göra ett telefonsamtal istället. Kanske till och med ett gammaldags röstsamtal, snarare än ett WhatsApp-samtal. Eftersom om du har personens telefonnummer så har du deras nummer av en anledning.
Om du kontaktar dem för att få lite hjälp eller råd och de ignorerar dig, prova att googla "webbplatser som [deras webbplatsnamn]" och se om det finns något liknande de kör som de kanske vill ha råd med eller en åsikt om eller någon att skriva för; på så sätt kan du e-posta dem som om du kontaktade dem om en webbplats de inte har engagerat sig i än och även om de kan vara skeptiska, kom ihåg att alla gillar en möjlighet och om det bara är kort och snabbt och du läser igenom det en gång till innan du skickar det, då finns det ingen möjlighet att det skulle irritera någon tillräckligt för att helt ignorera det.
Om de fortfarande inte svarar på det här e-postmeddelandet eller textmeddelandet (och det är säkert att de såg det) att överväga att ringa dem en gång och lämna dem ensamma för alltid - det är förmodligen inte personligt, bara upptagen
Vänta en eller två dagar innan du e-postar dem igen (bara en "uppföljning" e-post verkar bäst - för många är irriterande) eftersom chansen är att det bara var något som distraherade dem (som sig själva). Eller följ inte upp alls, kanske vänta på en annan möjlighet, ibland är bollen i den andra domstolen och ibland har bollen blivit svept från domstolen helt på den vindiga svarta isen av tid!
Prova den här ämnesraden för extra kraft: "Hjälp: [namn]" - en ämnesrad som också fungerar via textmeddelande enligt veteranjournalisten och manusförfattaren Paul Laverty som jag alltid textar när han reser eftersom jag vet att han inte kommer att svara men han brukar göra det när han kommer hem för alla älskar någon som ber dem om hjälp (så länge de inte är någon som är irriterande!) [/slut på råd]